Az elmúlt néhány év történései komoly kihívások elé állították az irodák üzemeltetésében az üzemeltetőket és azok használóit, bérlőit is. Ezen ma már történelmi tények hosszú távú hatásait a maguk komplexitásában kell vizsgálni. Ezért fontos rápillantanunk, mik is voltak ezek és milyen következményekkel jártak az FM piacra. Nagy Hajnalka facility menedzsment szakértőnk meglátásai a szektor időszerű trendjeiről, kihívásairól. Tippeket oszt meg a fenntartási költségek csökkentésével kapcsolatban. Nagy Hajnalka írása.
Irodák üzemeltetésében az üzemeltetői oldalról a mindenki számára sokként érkező világjárvány miatt azonnali intézkedéseket kellett kitalálni és foganatosítani. Gondoskodni a megfelelő fertőtlenítési folyamatokról. Biztosítani a befújt levegő vírusmentesítését, a helyiségenkénti maximum létszámot meghatározni – hogy csak a legfontosabbakat említsük a koronavírussal kapcsolatban.
A munkáltatókra is hangsúlyos feladatok hárultak. Az egyik pillanatról a másikra aktuálissá vált az esetlegesen évek óta halogatott átállás a digitális folyamatokra. Ahol ez nem volt lehetséges, ott a kollégák egészségének fizikai védelme, a vírus terjedésének megelőzése került pillanatok alatt a fókuszba.
Mindeközben és mindezek hatására a gazdasági növekedés jelentősen lelassult.
Ezt tetézte, hogy a szomszéd országban háborús helyzet alakult ki, ami alól sajnos ez a szektor sem tudja függetleníteni magát. Jó néhány a munkavállalóiért, azok családjaiért felelősséget vállaló nemzetközi társaság segítette és segíti a mai napig is az ebben érintetteket. Ezzel további nyomást helyezve az egyébként is megfeszített cégekre ebben a turbulenciákkal teli szituációban.
Az energiahordozók ára egy pillanat alatt a csillagos egekbe szökött a nyár folyamán.
A makrogazdasági mutatók, az inflációs ráta, jegybanki alapkamat alakulása mind-mind a pénzügyi és gazdasági válság irányába történő sodródást erősítik. Ennek hatására a vállalatok elkezdték krízisstratégiájukat kidolgozni és megvalósítani. Hosszú távon ez kihatással lesz a beruházók döntéseire is és az új irodaház projektek létrejöttére vagy létre nem jöttére.
Nézzük, hogy mi is az aktuális irodapiaci állapot? Néhány alapszámmal érdemes tisztában lenni. A „Budapest Research Forum”, által kiadott harmadik negyedéves jelentés szerint az összes budapesti iroda nagysága elérte a 4.175.670 m2-t. Amely 3.452.300 m2 ‘A’ és ‘B’ kategóriás spekulatív irodaterületből, valamint 723.370 m2 saját tulajdonú területből áll. Ezekből a számokból is látható, milyen hatalmas befolyással van a facility management az üzleti életre. Nemcsak fővárosi, hanem országos viszonylatban is. Az üresedési ráta Budapesten 11,0%-ra nőtt, ami 1,1 százalékpontos növekedést jelent az előző negyedévhez képest és 1,9 százalékpontos növekedést az előző év azonos időszakához képest. Tehát több irodaterület áll kihasználatlanul, mint egy hónapja vagy egy éve, ami a papírforma szerint ~460.000 négyzetmétert jelent. Ez a hatás egyrészt köszönhető az újonnan piacra került épületeknek. Másrészt a bérlők igyekeznek a bérleti szerződés lejáratakor hatékonyabb irodatér kihasználást bevezetni és kisebb alapterületű irodát használni.
Ebből is egyértelműen látszik, mennyire fontos az irodaházak számára, hogy meg tudják őrizni meglévő – és jól fizető – bérlőiket vagy újakat tudjanak bevonzani az üres területeikre. Másrészt a rendelkezésre álló területeket megfelelő szinten tudják üzemeltetni energiahatékonyság szempontjából, hiszen az égben járó áram és földgáz költségek ezt a szektort is érzékenyen érintik. Az irodák üzemeltetésében az egy négyzetméterre jutó üzemeltetési költség minden valószínűség szerint még kiemeltebb fókuszt kap a következő időszakban az irodaházak versenyében.
Forró téma az irodák bérlői, használói számára, hogy a – sokszor hosszú távra, akár 5-10 évre is – szerződéssel biztosított területet hogyan használják ki a lehető leggazdaságosabban. A HR-esek és vezetők komoly erőfeszítéseket tesznek az otthoni munka világába beleszokott munkavállalók irodába történő visszacsalogatására. Kérdés, hogy a megemelkedett energiaárak mennyire lesznek segítő hatással erre a folyamatra – hiszen a home office-ban történő munkavégzéshez be kell kapcsolni a wifit, a számítógépet, a monitort. Ezen eszközök többletfogyasztásával kalkulálva sok háztartás már éppen áteshet a magasabb kategóriájú ársávba, ami jelentős többletkiadást róhat a családi kasszára. Arról nem is beszélve, hogy ülőmunkát a hűvös lakásban felettébb kényelmetlen végezni. Felmerül kérdésként, hogy a vállalatok kívánják-e és még inkább képesek-e finanszírozni az ilyen módon megemelkedett munkavállalói terheket. Továbbgörgetve ezt a gondolatmenetet azt se hagyjuk számításon kívül, hogy ezáltal minden bizonnyal a szükséges irodaterület mérete csökkenthetővé válik – a kérdés, hogy a közvetlen kiadás vagy a megtakarított bérleti díj lesz-e nagyobb összeg.
A másik oldalon pedig ott van az iroda, mint funkció átalakulása.
A nemzetközi trendek már régóta azt az irányt mutatják, hogy a különböző társaságok főhadiszállása inkább a munkatársak, csapatok együttműködését kell, hogy elősegítse mint egy kapcsolódási pont. Épp, mint egy szállodában – amikor szükséges, akkor asztal foglalhat magának a kolléga, használhatja a tárgyalókat vagy csapatmegbeszélésre alkalmas közösségi helyeket.
Majd dolga végeztével visszatér az irodán kívüli „irodájához”. Aktuális kérdés, hogy a nem irodában eltöltött munkaidőhöz ad-e tárgyi hozzájárulást a munkáltató és ha igen, akkor mit biztosít (például íróasztalt, munkaszéket, lámpát, monitort, billentyűzetet stb.) a komfortos munkavégzéshez? Vagy egyszerűbb egy keretet a munkavállaló rendelkezésére bocsájtani meghatározott felhasználási céllal? Mekkora lenne ez a keret és mi lenne az elszámolás pénzügyi háttérfolyamata? Például egy 500 fős vállalat esetében, ha minden munkavállaló lead 2 db számlát az már +1.000 db könyvelési tételt jelent! Arról nem is beszélve, hogy munkavédelmi szempontból hogyan történik majd az ellenőrzés, hiszen az érvényes szabályozás szerint minden egyes munkaállomást a munkáltatónak le kell/ene auditálnia – kinek lesz erre kapacitása és pénze?
Ebben a komplex helyzetben a jövőt megjósolni szinte lehetetlen.
Ami biztos, hogy az irodaház üzemeltetők és bérlők együttműködése még szorosabbá kell váljon, hogy a lehető leggazdaságosabban és leghatékonyabban tudják fenntartani az irodaépületeket és a munkavégzés szempontjából elvárt (sokszor szolgáltatási szerződésben rögzített) minőségben nyújtani a különböző szolgáltatásokat.
Sajnos az irodák üzemeltetésében megemelkedett költségeket kikerülni nem lehet, az épületek tulajdonosai, üzemeltetői az emelkedést át fogják hárítani a bérlőkre. Azt, hogy a magasabb terheket a már piaci és belső viszonyok miatt egyébként is pengeélen táncoló cégek hogyan fogják tudni kigazdálkodni csak a jövőben válik láthatóvá. Az biztos, hogy a megfelelő válságstratégiával rendelkező reziliens cégek jobb helyzetben lesznek, mint kevésbé felkészült társaik.
Amire biztosan számíthatunk, hogy a munkatársak hatékonyabb munkavégzéséhez minden szükséges feltételt meg kell teremtenie a versenyképességét fenntartani – vagy uram bocsá’ növelni – kívánó vállalatnak, hiszen a megnövekedett kiadások fedezéséhez szükséges forrásokat elő kell tudnia teremteni a válsággal terhelt időkben is. Az emberközpontú munkáltatók, ahol felelősséget vállalnak a dolgozók, együttműködők jóllétéért kerülnek majd előnybe a többiekhez képest, hiszen ahol jól érzik magukat a munkavállalók, ott jobb teljesítményt is nyújtanak. Azonban ez a befektetés a jövőbe most további kiadást jelenthet a vállalatok számára.
Az irodaházak és irodák üzemeltetésében az üzemeltetőknek fő feladata pedig az energiahatékonyság biztosítása lesz a következő időszakban. Akár olyan egyszerű lépésekkel (ha eddig nem történt volna még meg), mint energiatakarékos izzók, fénycsövek használata a területek megvilágításához, vagy akár nagyobb beruházások az ún. „okos” épületek, vagy a napenergia és/vagy geotermikus energia hasznosítása irányába. Itt megfelelő gazdaságossági számítások alapján hamar eldönthető ezen beruházások kivitelezésének jogosultsága a már meglévő épületeknél.
A felgyorsult, állandóan változó világban nem tudhatjuk, merre megy a jövő. Éppen ezért a „worst case scenario”-val, azaz a legrosszabb forgatókönyvre való felkészüléssel tervez a vállalatok többsége a következő néhány évre. Az innovatív ötleteknek a tevékenység, üzletmenet szempontjából talán soha nem volt ekkora jelentősége, mint az elkövetkező időszakban.
A továbbiakban: BRF, amely a legnagyobb ingatlanpiaci tanácsadó cégeket foglalja magában mint a CBRE, a Colliers, a Cushman & Wakefield, az ESTON International, a JLL és a Robertson Hungary.
