Egy új mun­ka­vál­la­ló beil­lesz­té­se milyen folya­ma­to­kat ölel fel? — ilyen len­ne a töké­le­tes 4 lépé­ses folya­mat

A mun­ka­vál­la­ló beil­lesz­té­se a dol­go­zói élet­pá­lya és a mun­ka­erő áram­lás egyik, ha nem a leg­fon­to­sabb lépé­se. Egy folya­mat része. Előt­te talál­ha­tó a tobor­zás, kivá­lasz­tás, utá­na pedig min­den egyéb, ami a mun­ka­hely­hez kap­cso­ló­dik, mint pél­dá­ul a bér, kép­zés-fej­lesz­tés, tel­je­sít­mény­ér­té­ke­lés, moti­vá­ció, cso­port­di­na­mi­ka, főnök-beosz­tott viszony, kar­ri­er és még sorol­hat­nám. Kovács Bálint írá­sa.

Nagy az öröm, ami­kor egy cég és egy jelölt meg­ál­la­pod­nak abban, hogy keresz­te­zik egy­más útja­it. Fel­eme­lő érzés, ami­kor mind a két fél úgy érzi: igen, ez az, meg­ta­lál­tam! Ebből az álla­pot­ból két lehet­sé­ges irány raj­zo­lód­hat ki. Az egyik a köl­csö­nös elkö­te­le­ző­dés és pozi­tív szem­lé­le­tű ismer­ke­dés. A másik a csa­ló­dás.

Mará­zi Judit HR szak­ér­tő gon­do­lat­me­ne­te alap­ján néz­zük is hogyan kez­dő­dik a mun­ka­vál­la­ló beil­lesz­té­se. A leg­több helyen ugyan­azon négy­lé­pé­ses beil­lesz­té­si folya­ma­ton men­nek keresz­tül a leen­dő mun­ka­vál­la­lók, így nagy meg­le­pe­tés nem érhe­ti azo­kat, akik koráb­ban dol­goz­tak már vala­hol. Az újon­nan belé­pő mun­ka­vál­la­lók ezek­kel a kulcs­lé­pé­sek­kel talál­koz­hat­nak:

1. a kivá­lasz­tá­si folya­mat végén köl­csö­nös kimon­dott: IGEN.
2. belé­pé­si doku­men­tu­mok alá­írá­sa az első napon vagy azt meg­elő­ző­en.
3. mun­ka­vég­zés meg­kez­dé­se pró­ba­idő alatt.
4. pró­ba­időt köve­tő­en hatá­ro­zott vagy hatá­ro­zat­lan ide­jű mun­ka­szer­ző­dés.

A lényeg min­dig a rész­le­tek­ben rej­lik, ahogy az ördög vagy az angyal is. Alap kiin­du­lá­si hely­zet­ként a mun­ka­adó és a mun­ka­vál­la­ló közös érde­ke, hogy egy­más irá­nyá­ba elkö­te­le­zet­tek legye­nek. Kiépül­hes­sen a köl­csö­nös biza­lom, amely ala­pot szol­gál­tat a hosszú­tá­vú együtt­mű­kö­dés­hez. Az aláb­bi­ak­ban össze­gyűj­töt­tem pár olyan sarok­pon­tot, ahol tapasz­ta­la­ta­im alap­ján a kom­mu­ni­ká­ció mind mun­ka­vál­la­lói és mun­kál­ta­tói szem­szög­ből elin­dul­hat egy ked­ve­zőt­len irány­ba.

Miért csa­lód­hat­nak egy­más­ban a felek a mun­ka­vál­la­ló beil­lesz­té­se során?

Elsőd­le­ge­sen a kom­mu­ni­ká­ció hiá­nya vagy nem meg­fe­le­lő­sé­ge miatt. A túl kevés vagy túl sok infor­má­ció, eset­leg egy rosszul fel­tett vagy fél­re­ér­tett kérdés/válasz is okoz­hat hom­lok­rán­co­lást, bizony­ta­lan­sá­got mind a két fél­nek.

A mun­kál­ta­tó­kat kép­vi­se­lő tobor­zók nagy része, a kivá­lasz­tá­si folya­mat során ked­ves és együtt­mű­kö­dő. Azon­ban az inter­jú végén tör­té­nő szó­be­li meg­egye­zést, mint bol­do­gí­tó igent köve­tő­en ugyan­ak­kor van­nak cégek, akik hang­ne­met vál­ta­nak és szi­go­rú­ak lesz­nek. Ennek töb­bek között egyik oka lehet, hogy nem ugyan­az a sze­mély vég­zi a belép­te­tést, mint aki a kivá­lasz­tást. Ment­sé­gük­re legyen, hogy sok eset­ben a tör­vé­nyi meg­fe­lel­te­tés és a határ­idők tar­tá­sa miatt gyor­san kell ada­tot gyűj­te­ni az érke­ző kol­lé­gá­tól és a külön­bö­ző bel­sős folya­ma­to­kon is át kell vezet­ni a jelent­ke­ző­ket ezek­nek az ügy­in­té­zők­nek. A mun­ka­vál­la­ló beil­lesz­té­se min­den eset­ben egy komp­lex folya­mat.

Azon­ban az erő­sza­kos vagy mogor­va hang­nem és a „már a mienk vagy” atti­tűd meg­je­le­né­se bizony­ta­lan­sá­got és a kez­de­ti lel­ke­se­dést letö­rő meg­élé­se­ket ala­kít­hat ki a leen­dő mun­ka­vál­la­ló­ban.

Mind­két fél­nek őszin­té­nek és rugal­mas­nak kell len­ni, még akkor is, ha a belé­pő mun­ka­vál­la­ló egy másik mun­ka­he­lyen fel­mon­dá­sát töl­ti. Az átme­net, egy nagyon stresszes és bizony­ta­lan idő­szak, mind a két fél szá­má­ra.

Mun­kál­ta­tói oldal­ról jogo­san merül fel ezidő alatt a kér­dés, hogy mi van, ha kap másik aján­la­tot a vár­va várt kol­le­ga és előröl kez­dőd­het a kere­sé­si folya­mat. Mind­eköz­ben a mun­ka­vál­la­ló is jog­gal mor­fon­dí­ro­zik, hogy mi van, ha a cég csőd­be megy vagy ha kül­föld­re köl­töz­te­tik az osz­tályt, aho­va fel­vet­tek. Ezer­nyi bel­ső mono­lóg, kér­dés, merül fel a mun­ka­vál­la­ló beil­lesz­té­se során, ami­re nincs egy­ér­tel­mű válasz.

Milyen a közel töké­le­tes folya­mat a mun­ka­vál­la­ló beil­lesz­té­se köz­ben?

Jog­gal kér­dez­he­ted meg, hogy egy­ál­ta­lán létezik‑e töké­le­tes mun­ka­vál­la­ló beil­lesz­té­se folya­mat a gya­kor­lat­ban. Talán nem. Mert ami papí­ron jól mutat sok eset­ben kivi­te­lez­he­tet­len a való élet­ben, de apró trük­kök­kel köze­lebb hoz­hat­juk a két dol­got egy­más­hoz.

#1 Meg­erő­sí­tés, vissza­iga­zo­lás vagy éppen vissza­uta­sí­tás

Inter­jú után mind­két fél részé­ről elő­for­dul­hat, hogy gon­dol­ko­dá­si idő­re van szük­ség. Rit­ka ese­tek egyi­ke ami­kor már az inter­jún meg­szü­le­tik a dön­tés és elkez­dő­dik a mun­ka­vál­la­ló beil­lesz­té­se. A dön­tés­ről pro­to­koll sze­rint a leen­dő mun­ka­adó tájé­koz­tat­ja az inter­jú­zott jelent­ke­zőt, amely tör­tén­het szó­ban, írás­ban vagy tele­fo­non. A meg­erő­sí­tés tar­tal­maz­za az inter­jún elhang­zott rész­le­te­ket, mint pél­dá­ul bér, kez­dés dátu­ma, pozí­ció, mun­ka­idő, egyéb jut­ta­tá­sok, stb.. Az, hogy a HR-es kol­lé­ga inter­jú után milyen for­má­ban jelez vissza leen­dő mun­ka­vál­la­ló­nak azt cége és pozí­ci­ó­ja válo­gat­ja.

Az írás­be­li aján­la­tot, vissza kell iga­zol­ni vagy egy szép köszö­nő levél­ben, vagy a „rend­ben, elfo­ga­dom” sza­vak­kal vagy alá­írás­sal, ha elő­szer­ző­dést kap­tunk.

Már az ele­jén gya­ko­ri nézet­el­té­rés­re okot adó feszült­ség for­rás lehet: ha nem az kerül a HR-es kol­lé­ga által kül­dött szö­veg­be az, ami­ről szó­ban az inter­jú során meg­ál­la­pod­tak vagy éppen, ha a leen­dő mun­ka­vál­la­ló nem rea­gál írás­ban 24 órán belül.

#2 A mun­ka­szer­ző­dés meg­kö­té­se, a mun­ka­vál­la­lói beil­lesz­tés meg­kez­dé­se

Az új belé­pő­nek a mun­ka­szer­ző­dés­hez és egyéb admi­niszt­rá­ci­ó­hoz ada­to­kat köte­les­sé­ge a mun­kál­ta­tó ren­del­ke­zés­re bocsá­ta­ni. Ezzel támo­gat­va a mun­ka­vál­la­ló beil­lesz­té­se pro­ce­dú­rá­ját és együtt­mű­kö­dést tanú­sí­ta­ni (ezzel már egy képet alkot magá­ról). Fon­tos kilép­ni a koráb­bi, rossz tapasz­ta­la­tok gon­do­la­ti­sá­gá­ból, mert egy új hely/új ember, új esély mind a két fél­nek jár. Erre tuda­to­san kell készül­ni, ezért is szok­ták java­sol­ni, hogy 2 mun­ka­hely között legyen egy kis idő, amíg elgyá­szol­ja a mun­ka­hely vál­tó az elő­ző mun­ka­he­lyét és teret enged az újnak.

Ami­kor meg­tör­tént a feszült­ség­men­tes vagy feszült­sé­gek­kel ter­helt IGEN kimon­dá­sa, leírá­sa, szer­ző­dé­ses ada­tok meg­kül­dé­se, onnan­tól a folya­mat lehet gyors vagy nagyon las­sú.

Egy új belé­pő kezd­het azon­nal, szin­te a mun­ka­szer­ző­dés meg­kö­té­sét köve­tő más­nap (ennek a jogi és egyéb kivi­te­le­zé­sét nem kér­dő­je­lez­zük meg) és meg­egye­zést alap­ján kezd­het pár hónap múl­va.

Ha a mun­ka­vál­la­ló nem azon­nal kezd, hanem pár hónap múl­va, akkor a vára­ko­zá­si idő­ben sem sza­bad meg­fe­led­kez­ni róla. Ilyen­kor ki kell ala­kí­ta­ni a „Hogy vagy?” kom­mu­ni­ká­ci­ót. Ez a vára­ko­zá­si idő­szak lehe­tő­sé­get ad arra, hogy ha szük­sé­ges a mun­ka­vál­la­ló meg­csi­nál­tas­sa az orvo­si alkal­mas­sá­gi vizs­gá­la­tot, meg­is­mer­je a külön­fé­le sza­bály­za­to­kat és doku­men­tu­mo­kat, vala­mint az első nap pon­tos for­ga­tó­köny­vét.

#3 A mun­ka­kez­dés és a mun­ka­vál­la­ló beil­lesz­té­sé­nek elő­ké­szí­té­se

A mun­ka­szer­ző­dés meg­kö­té­se után, a kez­dé­si idő­pont­tal össz­hang­ban a HR vagy bár­ki a cég részé­ről, aki a belép­te­té­si folya­mat koor­di­ná­lá­sá­ért felel, egyez­tet a társ­osz­tá­lyok­kal, és tart­ja a kap­cso­la­tot az új belé­pő­vel. Ezalatt az idő alatt a leen­dő mun­ka­adó gon­dos­ko­dik róla, hogy legyen vala­ki a cég­nél, aki az újon­nan belé­pő kol­lé­gát a szár­nyai alá veszi – nevez­zük men­tor­nak – és „barát­ko­zik” az új mun­ka­társ­sal.

Men­tor­ként meg­vá­la­szol min­den kér­dé­sét, sőt olya­no­kat is elmond neki, amit az új belé­pő hely­ze­té­nél fog­va nem tud meg­kér­dez­ni (mivel nem tud­ja, hogy mit nem tud, így nem is tud min­den­ről kér­dez­ni – ez így elég logi­kus). Tehát a koor­di­ná­ló sze­mély, arra ösz­tö­ké­li a csa­pa­tot, hogy nyi­tott­ság­gal és őszin­te érdek­lő­dés­sel vár­ják az új mun­ka­tár­sat és szán­ja­nak időt rá, kiemel­ten az új kol­lé­ga köz­vet­len veze­tő­je.

A mun­kál­ta­tó fele­lős­sé­ge, hogy az érke­ző újon­nan belé­pő mun­ka­vál­la­lót a belé­pés pil­la­na­tá­ban meg­fe­le­lő körül­mé­nyek vár­ják.

Pozí­ci­ó­tól füg­gő­en ez lehet asz­tal, szék, öltö­ző, iro­da­sze­rek, szer­szá­mok, védő­fel­sze­re­lés, egy­szó­val bár­mi, amit a tör­vény vagy a mun­ka­vál­la­ló mun­ka­kö­re meg­kö­ve­tel. Ahhoz, hogy min­den esz­köz ren­del­ke­zés­re áll­jon elen­ged­he­tet­len a társ­osz­tá­lyok­kal, eset­leg más alvál­lal­ko­zók­kal tör­té­nő zök­ke­nő­men­tes kom­mu­ni­ká­ció.

Igen, ez mace­rás, ideg­őr­lő, főleg, ha egy éven belül már a soka­dik kol­le­ga érke­zik és nem marad ott. De miért nem marad ott? Mi hiány­zott neki/nekik?  Ki a fele­lős ezért? Erre szá­mos választ hall­ha­tunk – kevés a pénz, rosszak a mun­ka­kö­rül­mé­nyek, elavult az esz­köz­park… biz­tos mind köz­re­ját­szik, de a leg­na­gyobb meg­tar­tó erő a jó csa­pat és a követ­ke­ze­tes, kor­rekt és támo­ga­tó veze­tő, min­den ezután követ­ke­zik. Ahogy nincs töké­le­tes mun­ka­vál­la­ló úgy nincs töké­le­tes cég sem. De most arra teszünk pró­bát, hogy minél köze­lebb kerül­jünk a töké­le­tes­hez és hosszú­tá­vú, kifi­ze­tő­dő együtt­mű­kö­dést ala­kít­sunk ki.

#4 Az új mun­ka­vál­la­ló első nap­ja

Ezzel meg is érkez­tünk az első nap­hoz, ami­ről a követ­ke­ző cikk­ben írok rész­le­te­sen. Ma elju­tot­tunk a tobor­zás – kivá­lasz­tás­tól az első napig, ami lehet sokak fejé­ben egy levél­vál­tást jelent vagy még annyit sem. Szükséges‑e ennyi­re túl­ci­zel­lál­ni a folya­ma­tot, ami­kor velünk se így jár­tak el, ami­kor belép­tünk? Kell‑e ennyi több­let mun­kát bele­fek­tet­ni egy ember belép­te­té­sé­be, ami­kor még nem is ter­mel? Mutass vala­kit, aki így csi­nál­ja! Jogo­sak a kér­dé­sek. No, de majd foly­tat­juk!

… de addig is!

Tudtál/tudott azo­no­sul­ni a leír­tak­kal? Meg­va­ló­sít­ha­tó vagy utó­pia? Milyen meg­élt élmenyei/élményeid van­nak mun­kál­ta­tó­ként és/vagy mun­ka­vál­la­ló­ként? Érdek­lőd­ve várom a véle­mé­nye­ket, meg­lá­tá­so­kat, javas­la­to­kat és kiegé­szí­té­se­ket!

Kovács Bálint

_{For­rás: itt, Kiemelt kép for­rá­sa: Can­va — Getty Ima­ges Sig­na­tu­re}