Mit mond az a szó, hogy irodai etikett? Bosszantó, amikor hiába keressük az ebédünket a hűtőből vagy mosatlan szint kiborul a mosogatóból. “A munkahelyi tisztaság nem csupán higiéniai, hanem közösségi és kulturális kérdés is” – hívja fel a figyelmet Hidvégi Norbert, ügyvezető igazgató, takarítási szakértő. A legtöbb feszültséget az okozza, hogy nincs egyértelműen meghatározva, ki miért felel az irodában. Míg a takarítók szerződés szerint dolgoznak, a munkavállalók gyakran elvárják, hogy rendetlenséget a takarító személyzet tüntessen el.

Egy közös iroda: mindenkié vagy senkié? Itt jön a képbe az irodai etikett, mint fogalom. A legtöbb irodában nem szerepel a munkaköri leírásban, hogy a dolgozónak el kell mosogatnia a kávéscsészéjét vagy letörölnie az asztalt maga után. Mégis, ha ezek elmaradnak, az hamar súrlódásokhoz vezethet. A munkahelyi tisztaság kérdése ugyanis jóval többről szól, mint portalanításról vagy illatos mosdókról: kulturális hozzáállásról, felelősségről és kölcsönös tiszteletről.

Irodai etikett, több mint higiénia igény – a tiszteletről szól

Sokan észre sem veszik, hogy az iroda minden reggel tisztán, frissen, illatosan várja őket – hacsak valami épp nem stimmel. Ha a szemetes túlcsordul, a konyhapulton ragad a kávé, vagy a mosdóban hiányzik a kéztörlő, azonnal felmerül a kérdés: kinek kellett volna ezt észrevennie és eltakarítani? Az irodai etikett tényleg tanítást igényel?

„A legtöbb panasz nem abból adódik, hogy valaki ne végezné a dolgát, hanem abból, hogy nem volt előre tisztázva, ki mit csinál”

– mondja Hidvégi Norbert, a HW Solutions ügyvezető igazgatója, aki évek óta dolgozik takarító cégek és irodai partnerek között közvetítőként.

Szerinte a legtöbb gond abból származik, hogy bár létezik egyfajta feladatmegosztás, például a takarítók elvégzik a napi, heti és havi feladatokat, a dolgozók pedig vigyáznak a saját környezetükre, mégis ez a gyakorlatban gyakran elmosódik.

A közös terek tisztasága örök vita tárgya – irodai etikett szempontjai

A takarító cégek általában a padló felmosását, a szemetesek ürítését, a mosdók fertőtlenítését és a teakonyha takarítását vállalják, sőt egyre gyakoribb az is, hogy a kávéfőző gépeket és a mosogatógépet is ők tisztítják. A dolgozók feladata elviekben a személyes munkaterületük rendben tartása, a közös terek kulturált használata, és például az, hogy ne hagyják ott az ebédjük maradványait a mikróban.

„Sokan azt gondolják, hogy ha van takarító, akkor bármilyen rendetlenséget hátrahagyhatnak. Pedig mi nem pincérek vagyunk, hanem higiéniai szakemberek”

– fogalmaz Hidvégi Norbert, a HW Solutions ügyvezető igazgatója, aki szerint nem ritka, hogy mosatlan edények, használt szalvéták vagy kilöttyent kávé várja őket reggel a konyhában.

A konfliktusok különösen a közös helyiségeknél éleződnek ki. A konyhában például gyakori, hogy a munkavállalók elvárják: a takarító pucolja ki a mikrót, törölje le a morzsát a pultról, és mossa el a poharakat. Holott ezek a feladatok nem feltétlenül tartoznak bele a takarító cég szolgáltatásába.

A mosdók állapota is kényes kérdés – ha nincs napi takarítás, vagy nem történik megfelelő fertőtlenítés, a dolgozók azonnal érzékelik a hiányosságot, és joggal várják el a tiszta környezetet. Csakhogy sokszor nem veszik figyelembe, hogy a takarítási szerződés csak napi egyszeri bejárásra szól.

Az irodai gépek, például a számítógépek vagy a nyomtatók tisztítása szintén érzékeny terület. A dolgozók azt szeretnék, ha a billentyűzet és a képernyő környéke is pormentes lenne, a takarítók viszont gyakran nem nyúlnak hozzá ezekhez az eszközökhöz, mert tartanak a meghibásodástól, ráadásul nem is mindig tartozik a hivatalos feladataik közé.

Az irodai etikett vezetőfüggő

Egy belvárosi ügyvédi iroda például rendszeresen bemutatja a takarító csapatot a belső hírlevélben, névvel, fotóval, rövid bemutatkozással. Az alkalmazottak pedig láthatóan másképp is viszonyulnak hozzájuk.

“Van azonban jó példa is bőven. Egyre több munkahely ismeri fel, hogy a takarítók nem statiszták az irodai életben, hanem ugyanolyan fontos tagjai a közösségnek, mint bárki más”

– mondta Hidvégi Norbert. Vannak cégek, amelyek évente díjazzák a leglelkiismeretesebb takarítót, mások a céges rendezvényekre is meghívják őket.

A vezetők felelőssége sem elhanyagolható. A tisztaság, bármilyen furcsán is hangzik, de stratégiai kérdés is lehet. Egy tiszta, rendezett munkahely sokkal többet üzen a külvilágnak, mint hinnénk. Az ügyfelek is érzékelik, ha egy iroda professzionálisan rendben van tartva, a dolgozók pedig kevésbé stresszesek, jobban tudnak koncentrálni, kevesebbet hiányoznak betegség miatt. Az irodai etikett tehát a cég minősítését is befolyásolja.

A vezetők felelőssége sem elhanyagolható. A tisztaság, bármilyen furcsán is hangzik, de stratégiai kérdés is lehet. Egy tiszta, rendezett munkahely sokkal többet üzen a külvilágnak, mint hinnénk. Az ügyfelek is érzékelik, ha egy iroda professzionálisan rendben van tartva, a dolgozók pedig kevésbé stresszesek, jobban tudnak koncentrálni, kevesebbet hiányoznak betegség miatt.

Egyre többen szervezik ki a takarítást

A vállalatok egyre gyakrabban döntenek úgy, hogy a takarítást külső szolgáltatóra bízzák. Ennek nemcsak kényelmi, hanem költség- és hatékonysági előnyei is vannak. Egy professzionális partner pontosan tudja, mire van szükség egy irodaházban, egy logisztikai központban vagy egy oktatási intézményben. Ráadásul a szolgáltatás skálázható: ha bővül a cég, vagy szezonálisan megnő az igény, a partner képes rugalmasan alkalmazkodni.

Hidvégi Norbert, a HW Solutions ügyvezető igazgatója hozzátette: a külső szolgáltatókkal való szerződéskötés esetén a minőség nem esetleges. Egy megbízható takarítócég kiválasztja, képzi és folyamatosan ellenőrzi munkatársait. A munkavállalók erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkeznek, átesnek alapképzésen és munkavédelmi oktatáson, a napi teljesítményt pedig digitálisan dokumentálják.

A szolgáltatás minőségét gyakran SLA (szolgáltatási szintmegállapodás) garantálja, és a folyamatos audit is hozzátartozik a csomaghoz. Az irodai etikett megvalósításához minden támogatást megadnak.

_{Forrás: itt; kiemelt kép forrása: Canva – Pexels by cottonbro studio}