Az üzleti élet tele van kihívásokkal, amelyeket meg kell oldanunk, és feladatokkal, amelyeket el kell végeznünk, hogy a vágyott sikert elérhessük. Őszintén magunkba nézve mi is szenvedünk egy rossz szokástól, amely jelentősen csökkentheti az üzleti hatékonyságunkat. Ez nem más, mint a halogatás. Marczinka Mátyás írása.
Ha ezt a cikket olvasod, akkor egészen biztosan neked is ismerős az az érzés, hogy van egy határidős munkád, de észreveszed, hogy még soha nem volt ilyen mocskos a lakásod, soha nem volt még ilyen izgalmas kifelé bámulni az ablakon vagy soha nem volt még ilyen csábító találkozni azzal az emberrel egy sörre, akit a hátunk közepére nem kívánunk. Egyszóval minden sokkal izgalmasabb, mint elvégezni a munkát, amihez nincs kedvünk és helyette elpazaroljuk minden másra az energiáinkat. De ne aggódj, van néhány hatékony módja annak, hogy legyőzd a halogatás szokását és növeld a hatékonyságot.
Számtalan oka lehet a halogatásnak, de a legvalószínűbb, hogy valamilyen félelemtől kifolyólag nem cselekszünk azonnal. Ez a félelem eredhet a kudarctól vagy a sikertől való félelemből vagy abból, hogy azt érezzük nem állunk készen még. Mások azért halogatnak, mert nem találják az időt, hogy elvégezzék a feladatot, vagy mert túl sok dolguk van, ami miatt elveszítik a fókuszt. A halogatás általában nem tudatos döntés, hanem egy rossz szokás, amelyet nehéznek tűnik, de nem lehetetlen leküzdeni.
Mi a VMN-nél úgy tartjuk, hogy ahhoz, hogy új szokásokat hozzunk létre életünkbe 21 napig aktívan és tudatosan kell végeznünk egy tevékenységet, amelyben kerüljük a megszokásainkat amelyeket szeretnénk elhagyni. Összeállítottunk egy listát, melyek segítettek nekünk az irodában leküzdeni a halogatást. (A VMN instagram oldalán egyéb tippekkel is találkozhatsz.)
Listát írunk a teendőkről
Igen, ez a lista olykor annyira hosszú, hogy rendesen ki kell tekernünk a pergament, de a nyugalom, csak az első pillantás rémes. Mindenesetre már az elején fontos, hogy tisztázzuk az elvégzendő feladatokat. Írjunk egy listát a fontos feladatokról, amelyeket el kell végezni, és határozzuk meg, melyek a prioritások. A lista segít abban, hogy megtartsuk a fókuszt és nyomon kövessük a haladást.
Kategorizáljuk a feladatokat
Sokan azért halogatnak, mert úgy érzik, hogy az elvégzendő feladat túl nagy vagy túl nehéz. Azonban azokat a feladatokat, amelyeket nehéznek találunk, könnyebbé tehetjük, ha kisebb, kezelhetőbb részekre bontjuk őket. A feladatok részekre bontása lehetővé teszi, hogy könnyebben lássuk a haladást, és motiválhat minket, hogy tovább dolgozzunk.
Pro tippnek azt javasoljuk, hogy csinálj egy TALON kategóriát is azoknak a feladatoknak, amelyek nem fontosak, de egy-egy projekt erejénél még jól jöhetnek. Csak ne felejtsd el szelektálni fél évente vagy legalább évente a TALON kategóriát, mert tapasztalatból mondjuk, hogy meglepően gyorsan tud megtelni olyan ötletekkel és feladatokkal, amelyeket soha nem kell megvalósítani.
Halogatás helyett csak elegendő szünetet és pihenést iktatunk be
Kollégáinkkal abban a szerencsés helyzetben vagyunk, hogy hetente csak négy napot dolgozunk és nagy részét azt is csak online. De azt tapasztaljuk, hogy így még jobban képesek vagyunk belemerülni egy-egy projektbe és a folyamatos szünet nélküli összpontosítás leszívja az energiáinkat, ezért fontos, hogy rendszeresen szünetet tartsunk. A szünetek lehetővé teszik, hogy pihenjünk, feltöltődjünk, teret adjunk azoknak a gondolatoknak, melyek a folyamatos fókusz miatt soha nem jutnának eszünkbe.
Az optimális szünet hossza általában 10–15 perc, de fontos, hogy figyeljünk a testünk jelzéseire, és ha szükséges, akkor hosszabb szünetet tartani. Legtöbb esetben ha éppen nem szünetet akarunk tartani csak átlépünk egy másik projektbe, de Murphy törvénye szerint ilyenkor jut eszünkbe a korábbi projektünkre a legjobb megoldás.
Van kolléga, akinek az időzített módszerek váltak be a halogatás kezelésében, mint a Pomodoro technika. A feladatokat 25 perces időszakokra bontja, amelyeket 5 perces szünetek követnek. Így folyamatos a munkavégzés, megvan a rendszerérzet és megmarad a munka iránti motiváció.
Már nem akarunk tökéletesek lenni
Több kollégánkra is jellemző a maximalizmus és azért halogatnak, mert várnak a tökéletességre. De mint tudjuk a tökéletes mindenki számára mást jelent és a tökéletesség elérésére való várakozás jelentősen késlelteti a feladatok elvégzését, és csökkentheti a hatékonyságot.
A maximalizmussal önmagában nem is lenne gond, ha tisztában vagyunk mellette saját képességeinkkel és munkánkkal, valamint azt is jó tudni, hogy a piacon mire van igény és ügyfeleink számára mi a tökéletes. Mert persze ezek is mindenkinek mást jelentenek. Bevált taktika, hogy mostmár a feladatok elvégzésére és az eredményességre törekszünk elsősorban és nem a szubjektív tökéletességre.
Támogatjuk egymást
Az egyik legjobb módja annak, hogy legyőzzük a halogatást, az, ha támogatást kérünk másoktól. Mint a tökéletesség pontnál írtuk, hogy szubjektív, így ilyen esetekben jó lehet más nézőpontokat meghallgatni és tanácsot kérni.
Ha egyéni vállalkozó vagy, és nincs közösség melletted, akkor beszéljünk barátokkal, családtagokkal vagy akár munkatársakkal, akik megoszthatják veled észrevételeiket és javaslataikat. Az ilyen fajta támogatás nemcsak segítséget nyújt a feladatok elvégzésében, hanem motiváló hatással is lehet ránk.
Ha nincs ilyenre lehetőség családod vagy barátaid körében, akkor javasoljuk nézz szét a VMN vállalkozói közösségei között vagy kapcsolódj a díjmentesen vállalkozók számára létrehozott facebook csoporthoz, ahol felteheted kérdéseit.
Halogatás helyett csak időt hagyunk a kreativitásnak
Az üzleti hatékonyság növelése érdekében fontos, hogy időt szenteljünk a kreativitásnak. A kreativitás segít új ötletekkel és megoldásokkal előállni, amelyek növelhetik a vállalkozásunk hatékonyságát és sikerességét. Az időt, amit a kreativitásnak szentelünk, azonban ésszerűen kell beosztanunk, hogy ne zavarja meg a fontos feladatok elvégzését.
Velünk is sokszor megesik, hogy alkotói válságba kerülünk és olyankor jól jön egy kis kreatív időtöltés, amelyik felturbózza az agyunkat. Nálunk a csapatban a humor egy ilyen kreatív forrás és rendszeresen a meetingek alatt is az ilyen humorforrásokból építkezünk.
Így a végére ismét meg kell állapítani, hogy a halogatás jelentősen csökkenti az üzleti hatékonyságot, ezért fontos, hogy tudjuk, hogyan lehet legyőzni. Reméljük, hogy most ebben segíthettünk neked. Az időbeosztásunk optimalizálása, az időzített módszerek használata, a szünetek tartása, a támogatás keresése, a tökéletességre való várakozás elkerülése és az idő kreatív felhasználása mind olyan stratégiák, amelyek segíthetnek a halogatás leküzdésében és az üzleti hatékonyság növelésében.
Ne hagyjuk, hogy a halogatás és az időpocsékolás visszatartsanak minket a vállalkozásunk sikerétől. Kezeljük a feladatokat hatékonyan, optimalizáljuk az időbeosztásunkat, és szánjunk időt a kreativitásra. Ha ezeket a tippeket követjük, akkor hatékonyabbak és sikeresebbek lehetünk az üzleti életben.
